Yansıtma Faturası Nedir? Nasıl Kesilir? (2025 Güncel Rehber)

Yansıtma Faturası Nedir? Nasıl Kesilir? (2025 Güncel Rehber)

 Yansıtma faturası, işletmelerin kendi adlarına yaptıkları bazı harcamaları, gerçek faydalanıcılara aktarmak için düzenledikleri özel bir fatura türüdür. Bu işlemler, maliyetlerin doğru şekilde dağıtılması, şeffaf finansal kayıtların tutulması ve vergisel uyumluluğun sağlanması açısından büyük önem taşır. Ancak birçok işletme sahibi, yansıtma faturası kesme süreciyle ilgili yeterli bilgiye sahip olmadığından hem muhasebe hatalarıyla karşılaşmakta hem de yasal risklere maruz kalabilmektedir.

Bu rehberde 2025 yılı itibarıyla geçerli mevzuata uygun şekilde yansıtma faturası nasıl kesilir, hangi durumlarda kullanılır ve nelere dikkat edilmelidir gibi tüm sorulara kapsamlı yanıtlar bulabilirsiniz.

Yansıtma Faturası Nedir?

Yansıtma faturası, işletmenin kendi adına yaptığı ancak başka bir kişi veya kurum için gerçekleştirilen giderlerin, asıl yükleniciye aktarıldığı fatura türüdür. Bu fatura, gerçek masrafı taşıyan tarafa kesilerek mali yükümlülüğün doğru kişi veya kurumda kalmasını sağlar. Özellikle ortak giderler, taşeron harcamaları, müşteri adına yapılan ödemeler ve grup şirketler arası masraf paylaşımı gibi durumlarda yaygın olarak kullanılır.

Yansıtma Faturası Hangi Durumlarda Kesilir?

Yansıtma faturası düzenlenmesi gereken başlıca senaryolar şunlardır:

• Ortak giderlerin paylaşımı: Plaza, AVM gibi ortamlarda elektrik, güvenlik ve temizlik gibi ortak masrafların paylaştırılması.

• Müşteri adına yapılan harcamalar: Gümrük ödemesi gibi, müşteriye ait ancak işletme tarafından karşılanan giderler.

• Taşeron giderleri: Ana yüklenici firmanın alt yükleniciler adına yaptığı harcamalar.

• Sigorta poliçesi ödemeleri: Birden fazla tarafı kapsayan sigorta primlerinin paylaşımı.

• Grup şirket masraf paylaşımı: Ortak yazılım, ofis veya araç giderlerinin şirketler arasında bölünmesi.

Yansıtma Faturası Nasıl Kesilir?

Adım adım yansıtma faturası kesme süreci:

1. Giderin tespiti: Kime ait olduğu ve hangi hizmetten kaynaklandığı belirlenmeli.

2. Belgelerin toplanması: Fiş, fatura, dekont gibi gideri doğrulayan belgeler hazır edilmeli.

3. Faturanın hazırlanması: KDV oranı, tutar, açıklama, yansıtılan fatura bilgileri eksiksiz yazılmalı.

4. Faturanın gönderimi: E-fatura mükellefleri için dijital ortamda iletilmelidir.

5. Muhasebe kaydı: Gider olarak değil, gelir-gider dengelemesi şeklinde doğru şekilde muhasebeleştirilmelidir.

Yansıtma Faturasında Bulunması Gereken Bilgiler

• Fatura tarihi, numarası, seri bilgisi

• Alıcı ve satıcı unvanı, vergi numarası, adres bilgileri

• Mal veya hizmetin açıklaması ve tutarı

• KDV oranı ve varsa tevkifat bilgileri

• Yansıtılan faturanın referans bilgisi

• Teslim tarihi ve yeri

• İmza veya elektronik onay

Yansıtma Faturası Kesmenin Avantajları

• Harcamaların şeffaf şekilde belgelendirilmesi

• Mali yükümlülüklerin gerçek muhataba devredilmesi

• Muhasebe kayıtlarında doğruluk ve tutarlılık sağlanması

• Vergi avantajlarından yararlanma imkânı

• Giderlerin kolayca izlenmesi ve raporlanması

Yansıtma Faturası Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Taraflar arasında yazılı mutabakat olması

• Harcamalara ilişkin belgelerin eksiksiz toplanması

• KDV oranının doğru uygulanması (%20, %10 veya istisna)

• Giderin paylaştırılması gerekiyorsa, adil orana göre bölünmesi

• Muhasebe sistemine doğru hesapla kaydedilmesi

• Satış değil, harcama yansıtması olduğunu gösteren açıklamalar

Yansıtma Faturası Örneği

Senaryo: Bir şirket, çalışanına tahsis ettiği aracın bakım giderini karşılamış ve bunu çalışana yansıtmak istemektedir.

• Servis faturası: 10.000 TL + %20 KDV = 12.000 TL

• Bu gider, çalışanın şahsi kullanımından kaynaklandığı için şirket, bu tutarı çalışana “yansıtma faturası” ile tahsil eder.

• Faturada “Araç bakım hizmeti - çalışan özel kullanım gideri yansıtması” açıklaması yer almalıdır.

Yansıtma Faturası ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Yansıtma faturası elektronik ortamda düzenlenebilir mi?
Evet. E-fatura veya e-arşiv olarak düzenlenebilir. E-fatura mükellefi olmayanlara e-arşiv fatura düzenlenir.

KDV uygulanır mı?
Yansıtılan işlem KDV’ye tabiyse aynı oranla KDV yansıtılır. İstisna işlemlerde KDV uygulanmaz.

KDV tevkifatı yapılır mı?
Eğer asıl hizmet tevkifata tabiyse, yansıtma faturası da tevkifatlı olur.

Muhasebe kaydı nasıl yapılır?
Gider borç olarak, yansıtma faturası ise gelir olarak kaydedilir. Ancak bu işlem şirketin ciro rakamını şişirmemelidir.

İade faturası ile farkı nedir?
İade faturası, mal/hizmetin satıcıya geri gönderilmesinde kullanılır. Yansıtma faturası ise masraf aktarımı içindir.

Yansıtma faturası, özellikle ortak giderler ve üçüncü taraf harcamaları için maliyetlerin doğru şekilde aktarılmasını sağlayan etkili bir finansal araçtır. Vergi yükümlülüklerini doğru yönetmek, kayıtları şeffaf tutmak ve denetim risklerini azaltmak için yansıtma faturalarının zamanında ve mevzuata uygun şekilde düzenlenmesi büyük önem taşır.

Daha fazla bilgi için mali müşavirinizle iletişime geçmeniz önerilir.