Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir? 2025 Güncel Rehber

Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir? 2025 Güncel Rehber

• Proforma Fatura Nedir?

• Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

• Proforma Fatura Nerede Kullanılır?

• Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

• Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

• Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

• Proforma Fatura Neden Kesilir? Amacı Nedir?

• E-İhracatta Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

• Proforma Fatura Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Proforma Fatura Örneği

• 2025’te Proforma Fatura Trendleri

• Proforma Fatura Kullanımında Yaygın Hatalar ve Çözümleri

• Proforma Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, bir ürün veya hizmetin satışına ilişkin ön teklif niteliğinde düzenlenen, bağlayıcı olmayan bir belgedir. Satıcı tarafından alıcıya sunularak fiyat, miktar, teslimat koşulları ve diğer detayları önceden bildirir. Resmi fatura gibi mali veya yasal yükümlülük getirmez, yalnızca satış sürecini planlamak ve anlaşma koşullarını netleştirmek için kullanılır.

Temel Özellikler:

• Satış öncesi düzenlenir, alıcıya maliyet tahmini sunar.

• İthalat, ihracat ve toplu alımlarda yaygın olarak kullanılır.

• Alıcı ve satıcı arasında güven oluşturur (%30 daha iyi anlaşma oranı).

• Proforma fatura, genellikle bir teklif veya pazarlık aracı olarak işlev görür.

Örnek Senaryo: Bir Türk tekstil firması, Almanya’daki bir alıcıya 5.000 adet tişört için fiyat, nakliye ve ödeme koşullarını içeren bir proforma fatura gönderir. Alıcı, bu belgeyi inceleyerek siparişi onaylar veya revize talep eder.

Veri: 2024’te Türkiye’de yaklaşık 600.000 proforma fatura düzenlendi, 2025’te %18 artış öngörülüyor.

Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Proforma fatura ve normal (ticari) fatura, amaç, zamanlama ve yasal statü açısından farklıdır. 2025’te güncel farklar:

Pratik Farklar:

• Proforma fatura, alıcıya “Bu ürünleri bu fiyata satabilirim” mesajı verir.

• Normal fatura, “Bu ürünler satıldı, ödeme yapmalısınız” anlamına gelir.

• Proforma fatura, satış iptal edilse bile sorumluluk getirmez; normal fatura ise iptal için iade faturası gerektirir.

Veri: 2024’te proforma faturaların %75’i ihracat, %15’i toplu alım için düzenlendi.

Proforma Fatura Nerede Kullanılır?

Proforma fatura, satış öncesi planlama, müzakere ve resmi işlemler için çeşitli alanlarda kullanılır. 2025’te başlıca kullanım alanları:

• İthalat ve İhracat: Gümrük beyanları, vergi tahminleri ve akreditif işlemleri için (%60 kullanım oranı).

• Toplu Alımlar: Büyük hacimli siparişlerde maliyet ve lojistik planlaması.

• Sevkiyat Planlaması: Nakliye ve teslimat koşullarını netleştirme.

• Finansal İşlemler: Banka kredileri, akreditif başvuruları veya ödeme garantileri.

• Teklif Sunumu: Potansiyel müşterilere fiyat ve koşul önerisi.

• Pazar Araştırması: Alıcıların bütçe ve taleplerini değerlendirme.

Örnek: Bir elektronik firması, 10.000 USD’lik bir sipariş için proforma fatura düzenleyerek alıcıya gümrük masrafları ve teslimat süresini bildirir.

Veri: 2024’te proforma faturaların %65’i e-ihracat işlemlerinde kullanıldı, 2025’te %20 artış bekleniyor.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Proforma fatura, eksiksiz ve profesyonel bir teklif sunmak için belirli bilgileri içermelidir. 2025’te standart bilgiler:

• Satıcı Bilgileri:

  • Firma adı, adresi, vergi dairesi, vergi numarası, iletişim bilgileri.

• Alıcı Bilgileri:

  • Ad, adres, vergi numarası (varsa), iletişim bilgileri.

• Fatura Detayları:

  • Proforma fatura numarası (örn. PF-2025-001).

  • Düzenlenme tarihi (örn. 11 Haziran 2025).

  • Geçerlilik süresi (örn. 30 gün).

• Ürün/Hizmet Bilgileri:

  • Ürün/hizmet açıklaması (örn. “100 adet 32GB USB bellek”).

  • Miktar, birim fiyat, toplam tutar.

• Vergi Bilgileri:

  • KDV oranı (%20, %10, %1 veya muaf) ve tahmini tutar.

• Ödeme Koşulları:

  • Ödeme yöntemi (havale, kredi kartı, akreditif).

  • Vade süresi (örn. 30 gün).

• Teslimat Koşulları:

  • Teslim yeri ve tarihi.

  • Incoterms (örn. EXW, FOB, CIF).

• Ek Koşullar:

  • İade politikası, garanti şartları, geçerlilik notları.

• Proforma İbaresi:

  • “Bu bir proforma faturadır, bağlayıcı değildir” notu.

İpucu: That Teknoloji’nin fatura şablonları, bilgi girişini %40 otomatikleştirir.

Veri: 2024’te eksik bilgi nedeniyle revize edilen proforma faturalar %25’i oluşturdu.

Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

Proforma fatura, diğer fatura türlerinden ayrılan benzersiz özelliklere sahiptir:

• Satış Öncesi Düzenleme: İşlem gerçekleşmeden hazırlanır.

• Bağlayıcı Olmama: Yasal veya mali sorumluluk getirmez.

• Planlama Aracı: Maliyet, lojistik ve ödeme koşullarını netleştirir (%30 daha iyi planlama).

• Damga Vergisi Muafiyeti: Ödeme zorunluluğu yoktur.

• Zorunlu İbare: “Proforma Fatura” ibaresi açıkça yazılmalıdır.

• Esnek Yapı: Alıcı-satıcı anlaşmasına göre özelleştirilebilir.

• Uluslararası Kullanım: Çok dilli düzenleme ve döviz birimi desteği (%40 ihracat odaklı).

Örnek: Bir proforma fatura, USD cinsinden düzenlenerek uluslararası bir alıcıya sunulabilir.

Veri: 2024’te proforma faturaların %85’inde “Proforma” ibaresi doğruluğu kontrol edildi.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura düzenleme, manuel veya dijital araçlarla kolayca yapılabilir. 2025’te adım adım süreç:

1. Bilgi Toplama:

   • Satıcı ve alıcı bilgilerini (vergi no, adres) derleyin.

   • Ürün/hizmet detaylarını (miktar, fiyat, teslimat) belirleyin.

2. Şablon Seçimi:

   • Excel, Word veya That Teknoloji’nin fatura yazılımı gibi şablonlar kullanın.

   • Şablon, profesyonel ve markanıza uygun olmalı.

3. Bilgi Girişi:

   • Fatura numarası, tarih, “Proforma Fatura” ibaresi ekleyin.

   • Ürün açıklamaları, miktar, birim fiyat, toplam tutar girin.

   • Vergi oranı, ödeme ve teslimat koşulları belirtin.

4. Doğrulama:

   • Bilgilerin doğruluğunu kontrol edin (%20 hata riski azalır).

   • Alıcıyla paylaşmadan önce iç onay alın.

5. Gönderim:

   • PDF formatında e-posta, WhatsApp veya e-ihracat platformuyla paylaşın.

6. Arşivleme:

   • KVKK uyumlu dijital arşivde saklayın (5 yıl önerilir).

Örnek: That Teknoloji’nin fatura modülü, 100 ürün için fatura oluşturmayı 5 dakikaya indirir.

Veri: 2024’te dijital fatura düzenleme %50 arttı.

Proforma Fatura Neden Kesilir? Amacı Nedir?

Proforma fatura, satış öncesi süreçleri kolaylaştırmak için kesilir. 2025’te başlıca amaçları:

• Maliyet Tahmini: Alıcıya toplam giderleri gösterir (%25 daha iyi bütçeleme).

• Koşul Netleştirme: Ödeme, teslimat ve vergi şartlarını belirler.

• Gümrük ve Finans: İthalat/ihracat işlemlerinde gümrük beyanı ve banka başvuruları için kullanılır.

• Pazarlık Desteği: Fiyat ve miktar müzakerelerini kolaylaştırır (%20 daha hızlı anlaşma).

• Esnek Planlama: Ürün ekleme/çıkarma için ön izleme sağlar.

• Müşteri Güveni: Şeffaf teklif, güveni %30 artırır.

Örnek: Bir alıcı, proforma fatura ile 50.000 TL’lik siparişin KDV ve nakliye maliyetlerini önceden görür.

Veri: 2024’te proforma faturaların %60’ı gümrük işlemleri için düzenlendi.

E-İhracatta Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

E-ihracatta proforma fatura, fiziki faturaya benzer şekilde düzenlenir, ancak dijital süreçler ve uluslararası standartlar ön plandadır. 2025’te adımlar:

1. Dijital Platform Seçimi:

   • That Teknoloji gibi e-ihracat yazılımları veya pazaryeri entegrasyonları kullanın.

   • Çok dilli ve döviz destekli şablonlar seçin.

2. Bilgi Girişi:

   • Alıcı bilgileri (uluslararası vergi no, adres).

   • Ürün detayları (HS kodu, menşei ülke).

   • Döviz cinsinden fiyat (USD, EUR).

3. Uluslararası Koşullar:

   • Incoterms (örn. DAP, CIF) ve gümrük beyanı bilgileri ekleyin.

   • Teslimat süresi ve nakliye yöntemi belirtin.

4. Doğrulama:

   • Bilgilerin güncel ve eksiksiz olduğunu kontrol edin (%25 hata riski azalır).

   • Alıcı ülkesinin vergi kurallarına uyumluluğu doğrulayın.

5. Gönderim ve Arşiv:

   • PDF veya XML formatında e-posta veya e-ihracat platformuyla paylaşın.

   • Dijital arşivde saklayın (KVKK ve GDPR uyumlu).

İpucu: That Teknoloji’nin e-ihracat modülü, fatura düzenlemeyi %40 otomatikleştirir.

Veri: 2024’te e-ihracat proforma faturalarının %70’i USD cinsindendi.

Proforma Fatura Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Proforma fatura düzenlerken profesyonellik ve doğruluk kritik önem taşır. 2025’te dikkat edilmesi gerekenler:

• Proforma İbaresi: “Proforma Fatura” açıkça belirtilmeli, resmi faturayla karışmamalı.

• Doğru Bilgiler: Satıcı, alıcı ve ürün bilgileri eksiksiz ve güncel olmalı (%20 hata riski).

• Net Koşullar: Ödeme, teslimat ve iade şartları açıkça yazılmalı.

• Döviz ve Vergi: Uluslararası işlemlerde döviz birimi ve vergi muafiyetleri netleştirilmeli.

• Geçerlilik Süresi: Fatura geçerlilik süresi (örn. 30 gün) belirtilmeli.

• Tasarım ve Dil: Profesyonel, markaya uygun ve alıcı dilinde düzenlenmeli.

• KVKK Uyumluluğu: Alıcı bilgileri güvenli saklanmalı.

Örnek: Yanlış döviz kuru kullanımı, 2024’te %15 fatura revizesine neden oldu.

Proforma Fatura Örneği

Proforma fatura, resmi faturaya benzer bilgiler içerir, ancak bağlayıcı değildir. Aşağıda 2025’te örnek bir proforma fatura:

Proforma Fatura
Fatura No: PF-2025-123
Düzenleme Tarihi: 11 Haziran 2025
Geçerlilik Süresi: 30 Haziran 2025

Satıcı:
ABC Tekstil Ltd. Şti.
Adres: İstanbul, Beşiktaş, No:10
Vergi Dairesi: Beşiktaş, No: 1234567890
E-posta: [email protected]

Alıcı:
XYZ Imports GmbH
Adres: Berlin, Almanya
Vergi No: DE987654321
E-posta: [email protected]

Ürün/Hizmet Detayları:

Ara Toplam: 6.500 USD
KDV (%20): 1.300 USD (tahmini)
Genel Toplam: 7.800 USD

Ödeme Koşulları: %50 peşin, %50 teslimatta, 30 gün vade.
Teslimat Koşulları: FOB İstanbul, 15 Temmuz 2025.
Not: Bu bir proforma faturadır, bağlayıcı değildir.

İpucu: That Teknoloji’nin şablonları, bu formatı otomatik oluşturur.

2025’te Proforma Fatura Trendleri

Proforma fatura kullanımı, teknolojik ve küresel gelişmelerle dönüşüyor:

• Dijitalleşme: E-fatura entegrasyonları, düzenlemeyi %50 hızlandırıyor.

• AI Destekli Faturalar: Otomatik bilgi girişi ve dil çevirisi (%30 verimlilik).

• E-İhracat Artışı: Proforma faturalar, cross-border işlemlerde %25 büyüyecek.

• Blokzincir Tabanlı Belgeler: Güvenli ve doğrulanabilir faturalar (%20 güvenlik artışı).

• Çok Dilli Faturalar: Uluslararası alıcılar için otomatik çeviri %15 yaygınlaşacak.

Örnek: That Teknoloji’nin AI fatura modülü, düzenleme süresini %40 kısaltıyor.

Proforma Fatura Kullanımında Yaygın Hatalar ve Çözümleri

Proforma fatura düzenlerken yapılan hatalar, zaman ve güven kaybına neden olabilir. 2025’te yaygın hatalar ve çözümler:

• Hata 1: Proforma İbaresi Eksikliği

  • Sonuç: Resmi faturayla karışır, %15 revize riski.

  • Çözüm: Her faturaya “Proforma Fatura” ibaresi ekleyin.

• Hata 2: Yanlış veya Eksik Bilgiler

  • Sonuç: Gümrükte gecikme veya alıcı itirazı (%20 risk).

  • Çözüm: Bilgileri çift kontrol edin, dijital araçlar kullanın.

• Hata 3: Geçerlilik Süresi Belirtmemek

  • Sonuç: Fiyat değişimlerinde anlaşmazlık (%10 risk).

  • Çözüm: 15-30 gün geçerlilik süresi ekleyin.

• Hata 4: Vergi ve Döviz Hataları

  • Sonuç: Maliyet yanlış hesaplanır (%15 hata oranı).

  • Çözüm: Güncel kur ve vergi oranları kullanın.

İpucu: That Teknoloji’nin doğrulama araçları, hataları %30 azaltır.

Proforma Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

1. Proforma Faturadan Sonra Fatura Kesilir mi?

   • Evet, satış gerçekleştiğinde resmi fatura (e-fatura veya matbu) düzenlenir. Proforma, yalnızca ön teklif içindir.

2. Proforma Fatura Ne Zaman Alınır/Gönderilir?

   • Satış öncesi, alıcı talebiyle veya teklif sunumu için düzenlenir. Geçerlilik süresi satışa kadardır.

3. Proforma Faturada Kaşe Gerekli mi?

   • Hayır, kaşe zorunlu değildir, ancak profesyonellik için eklenebilir.

4. Proforma Faturaya İmza Atılır mı?

   • Zorunlu değil, ancak satıcı ve alıcı imzaları güven ve onay için eklenebilir (%20 güven artışı).

5. Proforma Faturanın Bağlayıcılığı Nedir?

   • Yasal veya mali bağlayıcılığı yoktur; sadece teklif niteliğindedir. Resmi fatura bağlayıcıdır.

6. E-İhracatta Proforma Fatura Zorunlu mu?

   • Hayır, ancak gümrük ve banka işlemleri için %90 gerekli.

7. Proforma Fatura Hangi Yazılımlarla Düzenlenir?

   • That Teknoloji, Excel, Word veya muhasebe yazılımları (Logo, Netsis) kullanılabilir.

Veri: 2024’te proforma fatura SSS sorguları %35 arttı.